WET- & REGELGEVING VERGUNNINGEN De laatste jaren zijn er voor de orginisatoren van de grotere evenementen heel veel werkzaamheden bijgekomen. Neem bijvoorbeeld het aanvragen van de noodzakelijke vergunningen. Zo liep je in 2014 nog gewoon het gemeentehuis in, sprak je de bewuste ambtenaar aan, kreeg je een stempel op je aanvraag. betaalde je een kleine €30,00 aan leges ,en het feest kon beginnen. Sinds het ongeluk met de monstertruck in Haaksbergen in september 2014 zijn de regels echter enorm aangescherpt en wordt er veel meer verwacht van de organisator van een evenement. Er moest de afgelopen jaren voor de aanvraag van een vergunning veel meer (technische) informatie worden aangeleverd en plannen worden ingediend dan voorheen. Soms was de gevraagde informatie, benodigd voor de vergunning, met de beste wil van de wereld nergens te vinden en zat je als bestuur met de handen in het haar. Niet altijd was duidelijk welke vergunningen of ontheffingen nu echt nodig waren voor je evenement. Gelukkig is er de afgelopen paar jaar in de snelheid van afhandeling van de vergunningsaanvragen bij de gemeente Baarn duidelijk iets verbeterd. Ook de terugkoppeling vanuit de gemeente is goed en constructief te noemen. Enkele kleine verbeterpunten zijn geinventrariseerd en door de gemeente opgepakt. Maar er is meer. Veel meer. AANSPRAKELIJKHEID EN WBTR De aangescherpte wet- en regelgeving op het gebied van aansprakelijkheid van bestuursleden is een enorme zorg voor de organiserende comités. Zo is per 1 juli 2021 de wet WBTR (Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersoon) van kracht waardoor het mogelijk is de bestuurders aansprakelijk te stellen voor ontstane schade (materieel en immaterieel). Dat geldt niet allen voor de bestuurders in hun functie binnen de vereniging of stichting, maar kan nota bene ook worden doorgevoerd in privé omdat bestuurders hoofdelijk aansprakelijk kunnen worden gesteld. Dat kan in de miljoenen lopen. Bestuurders moeten ook meer en meer aan allerlei andere wettelijke voorwaarden voldoen. Naast de WBTR is er ook de wet WWFT (wet voorkoming van witwassen en financieren terrorisme). En dit is geen grap. Bestuurders moeten ingeschreven zijn in het UBO register (Ultimate Beneficial Owner) en een PEP verklaring deponeren (Politically Exposed Person). Als al deze zaken niet goed worden afgezekerd lopen stichtingen en verenigingen, en hun bestuursleden, een groot risico. En dan wil geen enkel weldenkend mens nog bestuurslid worden van een vrijwilligersorganisatie. KVK EN STATUTEN Veel zaken kun je gemakkelijk zelf doen. Ten eerste is het zaak dat de juiste personen staan ingeschreven als bestuurders bij de Kamer van Koophandel. Het komt maar al te vaak voor dat bestuurders die al jaren niet meer actief zijn voor de stichting of vereniging nog steeds als actieve bestuurders staan aangemeld. Vraag een uittreksel op en coorigeer de gegevens als blijkt dat deze niet meer kloppen. Iedere stichting of vereniging heeft statuten. Opgesteld en ondertekend door de notaris en de gemachtigde bestuurders. Het is zaak de statuten eens tegen het licht te houden. Zeker met betrekking tot de bestuurdersaansprakelijkheid kunnen ook in de statuten een aantal punten worden opgenomen om risico te vermijden. Het WEB wil hiervoor een “blauwdruk” opstellen en deze informatie laten toelichten door een notaris waardoor een hoop individueel speurwerk wordt bespaard. VEILIGHEID Zaken met betrekking tot veiligheid zijn door de steeds strengere eisen, maar ook door de afgenomen politie- en handhavingscapaciteit, verzwarende en kostenverhogende onderwerpen op de agenda van de organiserende partij geworden. Niet alleen de verkeersveiligheid en brandveiligheid maar ook de veiligheid van bezoekers, publiek, burgers en vrijwilligers dient steeds professioneler te worden opgezet en afgezekerd. Niet altijd is duidelijk welke eisen nu precies worden gesteld m.b.t. veiligheid. Wil je deze zaken allemaal goed voor elkaar hebben, dan is er veel kennis, overleg, en vooral tijd en geld nodig. VERZEKERING Een goede verzekering is onontbeerlijk. Zaken als bestuurlijke- en hoofdelijke aansprakelijkheid, schade aan of door vrijwilligers, algemene en wettelijke aansprakelijkheid dienen goed verzekerd te zijn en de dekking toereikend voor het te lopen risico. De gemeente Baarn heeft, zo is het WEB bij toeval te weten gekomen, reeds in 2009 een VNG/Centraal Beheer verzekering afgesloten (zie PIT Baarn) waarbij alle inzet van vrijwilligers in Baarn verzekerd is. Heel veel verenigingen, stichtingen en evenementenorganisaties zijn hiervan in het geheel niet op de hoogte. Er is moeilijk informatie te verkrijgen over wat nou precies de voorwaarden en dekkingen zijn. Aan de hoogte van de premie die de gemeente Baarn betaald voor deze verzekering is een voorzichtige conclussie te maken dat slechts een zeer gering deel van het risico is afgedekt. Wat er nu precies verzekerd is, is onduidelijk. Wat er nu “on top of” nodig is om alle risico’s af te dekken is zeer onduidelijk. Geen eenvoudige kwestie om dit uit te zoeken. Er zal een goede verzekeringsmakelaar of zelfs verzekeringsjurist gevraagd moeten worden dit tot in het kleinste detail uit te zoeken. COMMUNICATIE Door de vele zaken die moeten worden geregeld is er overleg nodig met verschillende afdelingen binnen de gemeente. Afdeling vergunningen, afdeling subsidies, afdeling verkeer, afdeling welzijn (PIT), de brandweer en ga zo maar door. Dat betekent frequent tijd (vrij) nemen voor overleg en telkens opnieuw het verhaal doen. Er valt in efficiëntie en betere afstemming nog wel wat te winnen met elkaar. Indien er bij het verstrekken van een vergunning bijvoorbeeld een checklist zou worden overhandigd waarop aangevinkt staat welke zaken nog moeten worden geregeld zou dit zeer welkom zijn. Het betreft hier dan bijvoorbeeld een noodzakelijke zaken zoals elektraovereenkomst, een parkeerontheffing, inrijd/laden&lossen ontheffing voor de Laanstraat maar ook aangevuld met informatie waar je bijvoorbeeld terecht kan voor dranghekken of schermen. Het zou ook goed zijn te verwijzen naar de site van het WEB waar in de toekomst allerlei practische zaken en adressen komen te staan. BUMA-STEMRA Het is bij een aantal evenementenorganisaties nog te weinig bekend dat, indien er muziek ten gehore wordt gebracht tijdens het evenement, er een licentie van de BUMA- STEMRA nodig is en de evenementenorganisatie afdrachtplichtig is naar de BUMA-STEMRA. Dat geldt voor het zogenaamde “volledig beschermde muziekrepertoire”. Dit kan oplopen tot 7% van de gages van optredende partijen of, indien er van kaartverkoop sprake is, 7% van de totale kaartverkoop. Het is goed ook op dit vlak de zaken helder te krijgen voor de Baarnse evenementenorganisaties. SUBSIDIEBELEID En dan…… het subsidiebeleid. Natuurlijk gaat het bij ons Nederlanders altijd over geld maar in onze ogen is er hier wel iets grondig mis. De problematiek bestrijkt twee gebieden, te weten: A - Voor een kleine activiteit is momenteel in principe eenzelfde (gemaximeerd) bedrag beschikbaar als voor een groot evenement. Jaarlijks terugkerende evenementen verkrijgen subsidie op basis van een afgegeven begroting. Het “plafond” van deze subsidie is echter door de jaren heen in geen enkel opzicht meegegroeid met de ontwikkeling van kosten en risico’s voor de evenementenorganisaties. Willen we in Baarn écht nog de jaarlijkse terugkerende evenementen laten plaatsvinden, dan zal er een open discussie moeten worden gevoerd met de politiek over het subsidiebeleid voor deze grote evenementen. Er zal dan duidelijk in andere grootheden moeten worden gedacht. B - Er wordt bij de subsidieverstrekking maar al te vaak door de gemeente gekeken wat er bij de organisatoren nog “in de pot” zit. Hardwerkende, zuinige en goede fondsenwervende organisaties worden voor hun tomeloze inzet afgestraft. Dat is dubbel zuur en absoluut niet meer van deze tijd. De inzet van vrijwilligers voor de grotere evenementen in de gemeente Baarn is een stukje cultureel erfgoed dat je moet koesteren. Daar moet je zeer zuinig op moet zijn. Dat moet je niet ontmoedigen. AFSTEMMING GEMEENTE BAARN Half juli 2020 is er door het WEB een eerste overleg geweest met burgemeester Mark Röell, wethouder Mark Veldhuizen en de ambtenaren Corlijn Doedens (vergunningen) en Veronique Leenders (cultuur). Het WEB heeft daar bovengenoemde zaken uiteen gezet. De gemeente Baarn voelt zich verantwoordelijk en begrijpt de zorg van het WEB. Er is een toezegging gedaan dat de gemeente bovengenoemde punten gaat inventariseren en onderzoeken hoe de zorg hierover kan worden weggenomen. Deze inventarisatie moet leiden tot een adviesdocument voor stichtingen en verenigingen voor de noodzakelijke aanpak om te komen tot een moderne, verantwoorde en (bedrijfs) zekere basis voor de vrijwilligersorganisaties in de toekomst. Per onderwerp zal worden beschreven waar aan voldaan moet worden, bijvoorbeeld op het gebied van organisatie (KVK en statuten), verzekering voor materiele schade maar ook (hoofdelijke) bestuurdersaansprakelijkheid, veiligheid (algemene-, brand- en verkeersveiligheid). En dat alles om in Baarn evenementen te kunnen blijven organiseren. Daar doen we het voor. Er zal de komende maanden regelmatig afstemming zijn tussen het WEB en de gemeente Baarn over dit onderwerp. Wij houden u op deze site op de hoogte van de ontwikkelingen.