WET- & REGELGEVING DE ONGEKENDE REGELDRUK Zoals op de homepage al is aangegeven zijn er een ongekend groot aantal wetten en regels waaraan verenigingen en stichtingen zich moeten houden. Dat is meer en meer onwerkbaar en voor vele kandidaat bestuurders reden om af te haken. Het vraagt veel uitzoekwerk, waar niemand plezier aan zal beleven, en vooral ook veel verplichtingen en risico’s van aansprakelijkheid en boetes. Die regeldruk MOET naar beneden willen we in de toekomst nog evenementen kunnen blijven organiseren met vrijwilligers. Ook de gemeente Baarn zal veel actiever met dit punt aan de slag moeten om verdere terugloop te voorkomen. Op de site van het NOV kun je alle onderwerpen m.b.t. wet- en regelgeving terugvinden (https://www.vrijwilligerswerk.nl/themas/wette nenregels/wenr-inzicht/default.aspx). Op de website “Stop de regeldruk voor vrijwilligersorganisaties” worden zeer goed hanteerbare voorstellen gedaan voor gemeenten om met dit punt aan de slag te gaan (https://www.vrijwilligerswerk.nl/stopregeldruk /default.aspx). VERGUNNINGEN De laatste jaren zijn er voor de orginisatoren van de grotere evenementen heel veel werkzaamheden bijgekomen. Neem bijvoorbeeld het aanvragen van de noodzakelijke vergunningen. Zo liep je in 2014 nog gewoon het gemeentehuis in, sprak je de bewuste ambtenaar aan, kreeg je een stempel op je aanvraag. betaalde je een kleine €30,00 aan leges ,en het feest kon beginnen. Sinds het ongeluk met de monstertruck in Haaksbergen in september 2014 zijn de regels echter enorm aangescherpt en wordt er veel meer verwacht van de organisator van een evenement. Er moest de afgelopen jaren voor de aanvraag van een vergunning veel meer (technische) informatie worden aangeleverd en plannen worden ingediend dan voorheen. Soms was de gevraagde informatie, benodigd voor de vergunning, met de beste wil van de wereld nergens te vinden en zat je als bestuur met de handen in het haar. Niet altijd was duidelijk welke vergunningen of ontheffingen nu echt nodig waren voor je evenement. Gelukkig is er de afgelopen paar jaar in de snelheid van afhandeling van de vergunningsaanvragen bij de gemeente Baarn duidelijk iets verbeterd. De door het WEB aangedragen verbeterpunten zijn geïnventariseerd en door de gemeente opgepakt, zoals bijvoorbeeld een checklist bij de aanvraag van vergunningen. Wel komen er jaarlijks steeds meer zaken bij die door de organisaties bij het aanvragen van een vergunning moeten worden uitgezocht en waarvoor informatie moet worden verstrekt. Onderwerpen als omgevingswet, duurzaamheid en millieu zijn zaken die kortgeleden zijn toegevoegd en aanzienlijk meer inspanning van evenementenorganisaties vraagt. Ook her geldt weer de “regeldruk”. Daarnaast is er nog te weinig sprake van dossierkennis of archiefopbouw. Elk jaar als een zelfde soort vergunning moet worden aangevraagd begint het hele circus vanaf nul, terwijl er toch 95% van de gevraagde informatie aanwezig is. Je zou dan moeten kunnen verwijzen naar de vorige vergunningsaanvraag en uitsluitend de aanpassingen doorgeven. Ook worden zaken gevraagd die twijfelachtig zijn of deze bij de vergunningsaanvrager of bij de gemeente zelf liggen. Hier zou een Culttucoach erg nuttig kunnen zijn. Indien gezamenlijk de aanvraag kan worden gedaan werkt dat ontlastend voor de vrijwilliger. Je kunt dan veel werk en vooral ergernis voorkomen. AANSPRAKELIJKHEID EN WBTR De aangescherpte wet- en regelgeving op het gebied van aansprakelijkheid van bestuursleden is een enorme zorg voor de organiserende comités. Zo is per 1 juli 2021 de wet WBTR (Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersoon) van kracht waardoor het mogelijk is de bestuurders aansprakelijk te stellen voor ontstane schade (materieel en immaterieel). Dat geldt niet allen voor de bestuurders in hun functie binnen de vereniging of stichting, maar kan ook worden doorgevoerd in privé omdat bestuurders hoofdelijk aansprakelijk kunnen worden gesteld. Op de site vanhet WBTR helpcenter vind je belangrijke basisinformatie. https://wbtr.nl/helpcenter/webinars/ De belangrijkste voorwaarden en regels uit de WBTR zijn: het voorkomen van wanbestuur, hoofdelijke aansprakelijkheid bestuurders, stemrecht niet gebruiken door bestuurder met tegenstrijdige belangen, meervoudig stemrecht volgens regels vastleggen, regelen hoe te handelen bij ontstentenis of belet van een bestuurder. De laatste drie moeten ook beschreven staan in de statuten van de vereniging of stichting (zie bij STATUTEN) hieronder. Bestuurders moeten ook meer en meer aan allerlei andere wettelijke voorwaarden voldoen. Naast de WBTR is er ook de wet WWFT (wet voorkoming van witwassen en financieren terrorisme). Bestuurders moeten ingeschreven zijn in het UBO register (Ultimate Beneficial Owner) en een PEP verklaring deponeren (Politically Exposed Person). Als al deze zaken niet goed worden geregeld lopen stichtingen en verenigingen, en hun bestuursleden, een groot risico. En dan wil geen enkel weldenkend mens nog bestuurslid worden van een vrijwilligersorganisatie. KVK EN STATUTEN Veel zaken kun je gemakkelijk zelf doen. Ten eerste is het zaak dat de juiste personen staan ingeschreven als bestuurders en UBO bij de Kamer van Koophandel. Het komt maar al te vaak voor dat bestuurders die al jaren niet meer actief zijn voor de stichting of vereniging nog steeds als actieve bestuurders staan aangemeld. Vraag een uittreksel op en corrigeer de gegevens als blijkt dat deze niet meer kloppen. Zoek wel uit wat de volgorde van uitschrijven is. Zo moet een bestuurder eerst worden uitgeschreven uit het UBO register en pas daarna als bestuurder van de stichting of vereniging. Iedere stichting of vereniging heeft statuten. Opgesteld en ondertekend door de notaris en de gemachtigde bestuurders. Het is zaak de statuten tegen het licht te houden. Zeker met betrekking tot de WBTR kunnen ook in de statuten een aantal punten worden opgenomen om risico te vermijden. Zie bij het vorige onderwerp welke zaken in de statuten moeten worden vastgelegd. De Koninklijke Notariele Beroepsgroep heeft hierover een heldere checklist gemaakt. Zie https://www.notaris.nl/files/Widgets/knb- checklist-wbtr.pdf?4d6c5b45fe VEILIGHEID Zaken met betrekking tot veiligheid zijn door de steeds strengere eisen, maar ook door de afgenomen politie- en handhavingscapaciteit, verzwarende en kostenverhogende onderwerpen op de agenda van de organiserende partij geworden. Niet alleen de verkeersveiligheid en brandveiligheid maar ook de veiligheid van bezoekers, publiek, burgers en vrijwilligers dient steeds professioneler te worden opgezet en geregeld. Niet altijd is duidelijk welke eisen nu precies worden gesteld m.b.t. veiligheid. Wil je deze zaken allemaal goed voor elkaar hebben, dan is er veel kennis, overleg, en vooral tijd en geld nodig. BANKZAKEN Wil je als stichting of vereniging een nieuwe bankrekening openen dan dien je rekening te houden met mogelijke lange wachttijden. De banken zijn verplicht een onderzoek uit te voeren i.v.m. onder andere de WWFT (Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren Terroristen). Dat moet Europa-wijd worden uitgevoerd en kan in enkele gevallen buitengewoon complex zijn. Een bankrekening verkrijgen duurt meestal minimaal een half jaar. Daarnaast zal het afsluiten van verzekeringen, met name de bestuurdersaansprakelijkheid verzekering, daaraan gerelateerd worden dus ook dat proces neemt veel tijd. VERZEKERING Een goede verzekering is onontbeerlijk. Zaken als algemene en wettelijke aansprakelijkheid (wettelijke aansprakelijkheid bedrijven), bestuurlijke- en hoofdelijke aansprakelijkheid (bestuurdersaansprakelijkheid), rechtshulp in geval van claims (rechtsbijstand), schade aan of door vrijwilligers en het verzekeren van evenementen. De gemeente Baarn heeft, zo is het WEB bij toeval te weten gekomen, reeds in 2009 een VNG/Centraal Beheer verzekering afgesloten (zie PIT Baarn-vrijwilligers) waarbij alle inzet van vrijwilligers in Baarn verzekerd is. Heel veel verenigingen, stichtingen en evenementenorganisaties zijn hiervan in het geheel niet op de hoogte. Daarnaast is er sinds februari 2023 ook een collectieve evenementenverzekering afgesloten (zie ook PIT Baarn). Eerst pas februari 2024 is duidelijk geworden wat nu verzekerd is. Alle rubrieken uit de polisvoorwaarden van de vrijwilligersverzekering als ook de evenementenverzekering behoren tot de dekkeing van beide verzekeringen. Meer informatie over de vrijwilligersverzekering zie lvv23-vng- vrijwilligersverzekering.pdf . Voor de evenementenverzekering zie lem22- evenementverzekering.pdf LET OP: Rubriek 8 en 9 van de evenementenverzekering zijn uitgesloten van dekking. De bestuurdersaansprakelijkheidsdsekking is summier (maximaal €500.00,00 op jaarbasis voor alle schadegevallen bij elkaar). Het is zaak als stichting of vereniging zelf nog eens goed hiernaar te kijken en met de eigen verzekeringsagent e.e.a. te bespreken. Ook waarschuwen we evenementenorganisaties wanneer onverwacht zaken anders uitpakken dan van te voren voorspeld. Bijvoorbeeld de bezoekersaantallen. De evenementenverzekering gaat tot een bezoekersaantal van 2.500. Wat als er nu 5.000 man komen en er gebeurt iets. De verzekering zal zich dan beroepen op o.a. onvoldoende voorbereiding en problemen die ontstaan als “verwijtbaar handelen” kunnen betittelen. Uitkering komt daarmee in gevaar. Het is dus zaak vooraf die risico’s in te schatten en bij twiujfel “bij te verzekeren”. Het is prachtig dat de gemeente Baarn aangeeft met de vrijwilligersverzekering en de evenementenverzekering die wordt aangeboden alle risico’s zijn afgedekt. Voor het WEB is het dan ook een raadsel dat door diezelfde gemeente niet een garantstelling kan worden afgegeven. Indien de evenementenorganisatie aan alle voorwaarden voldoet (vergunningen, verzekeringen etc.) dan neemt de gemeente Baarn de eventuele risico’s van hoofdelijke aansprakelijkheid van bestuurders over. Je kunt dat met aan half A4-tje regelen. Ook vele andere gemeentes doen dit en door gerenommeerde partijen wordt het uitblijven van zo’n document als ouderwets en onwerkbaar genoemd. BUMA-STEMRA Het is bij een aantal evenementenorganisaties nog te weinig bekend dat, indien er muziek ten gehore wordt gebracht tijdens het evenement, er een licentie van de BUMA- STEMRA nodig is en de evenementenorganisatie afdracht-plichtig is naar de BUMA-STEMRA. Dat geldt voor het zogenaamde “volledig beschermde muziekrepertoire”. Dit kan oplopen tot 7% van de gages van optredende partijen of, indien er van kaartverkoop sprake is, 7% van de totale kaartverkoop. Het is goed ook op dit vlak de zaken helder te krijgen voor de Baarnse evenementenorganisaties. SUBSIDIEBELEID En dan…… het subsidiebeleid. Natuurlijk gaat het bij ons Nederlanders altijd over geld maar in onze ogen is er hier wel iets grondig mis. Voor een kleine activiteit is momenteel in principe eenzelfde (gemaximeerd) bedrag beschikbaar als voor een groot evenement. Jaarlijks terugkerende evenementen verkrijgen subsidie op basis van een afgegeven begroting. Het “plafond” van deze subsidie is echter door de jaren heen in geen enkel opzicht meegegroeid met de ontwikkeling van kosten en risico’s voor de evenementenorganisaties. Willen we in Baarn écht nog de jaarlijkse terugkerende evenementen laten plaatsvinden, dan zal er een open discussie moeten worden gevoerd met de politiek over het subsidiebeleid voor deze grote evenementen. Er zal dan duidelijk in andere grootheden moeten worden gedacht. De niet tegen te houden kostenverhogingen voor evenementenorganisaties zal zeker te worden gecompenseerd. Het is niet duidelijk in zijn algemeenheid op welke gronden partijen uit het kunst en cultuurveld wel of geen subsidie krijgen. Ook de hoogte van bedragen (b.v. bij structurele subsidies) is niet duidelijk. Ook het feit dat nog steeds partijen van buiten Baarn subsidie kunnen krijgen, bijvoorbeeld omdat in de bossen van Baarn iets wordt georganiseerd (Klaterklanken). Waarom geen duidelijkere regels. Het is inmiddels wel duidelijk dat de op deze site beschreven issues, en met name het subsidiebeleid, onderdeel zijn van de cultuurvisie. Onze verwachting is dat helaas eerst pas in 2026 hier enige duidelijkheid in te verwachten is. DE CULTUURCOACH Reeds in 2021 is daar door de gemeente Baarn een bedrag voor greserveerd. De Cultuurcoach, of liver nog: “Cultuurambassadeur”, kan alle vrijwilligersorganisaties ondersteunen, verbinden en stimuleren. Of het nu een klein koor is dat vastloopt met wetten of regels of een klein subsidieverzoek heeft, of een evenementenorganisatie die ondersteuning wenst bij de vergunningsaanvraag. De Cultuurcoach is er primair voor de cultuuraanbieders en is de contactpersoon in alle gemeentelijke aangelegenheden zoals bijvoorbeeld vergunningen, verzekeringen, regels en wetten. CONCLUSSIE In plaats van alle aandacht naar mooie, vaak wollige, plannen en visies voor de komende jaren uit te laten gaan dient eerst de aandacht te worden gegeven aan de oproep van evenementenorganisaties (maar in lijn ook andere verenigingen en stichtingen) met als belangrijkste zaken: 1. Stop de regeldruk. Ga aan de slag met de door het NOV genoemde plan van aanpak voor gemeenten. Sommige zaken moet je als gemeente ook met een gedoogverklaring of ontheffing oplossen i.p.v. strak de wet te volgen. 2. Geef de grote evenementenorganisaties op een half A4’tje een garantstelling zodat (hoofdelijke) aansprakelijkheid voor bestuurders komt te vervallen. 3. Pas de subsidiehoogte aan in lijn met de gestegen kosten n.a.v. onder andere wet- en regelgeving. 4. Start met de Cultuurcoach en laat deze als ambassadeur voor de organisaties werken. 5. Vraag organisatoren bij het aanvragen van een vergunning voor een evenement, dat in dezelfde vorm al eerder is georganiseerd, niet opnieuw alle informatie aan te leveren maar alleen de wijzigingen t.o.v. de vorige editie.